Aggiornata e in vigore da maggio 2022

Il presente documento illustra il modo in cui Best Western International Inc. e le sue consociate, inclusa SureStay, ("BWI" o "noi") raccolgono, utilizzano e condividono i dati personali. Gli hotel e le strutture con marchio Best Western^® ("Hotel licenziatari") sono di proprietà e gestione indipendente e non sono posseduti, gestiti né controllati da BWI. Inoltre, al di fuori degli Stati Uniti, aziende non di proprietà di BWI hanno talvolta il permesso di utilizzare i marchi Best Western^®. Anche se tali aziende sono indicate da BWI come "Organizzazioni affiliate", non sono di sua proprietà, né sotto il suo controllo. I dati personali forniti a un Hotel licenziatario o a un'Organizzazione affiliata sono soggetti alle procedure e politiche sulla privacy proprie di tali aziende, che potrebbero divergere dalla presente Policy.

È possibile selezionare i diversi argomenti facendo clic sulle opzioni riportate di seguito:

Utilizzo e trattamento dei dati che raccogliamo
Condivisione dei dati
Scelte
Come proteggiamo i dati personali
Per quanto tempo conserviamo i dati
Paesi in cui avviene il trattamento dei dati
Altre informazioni rilevanti
Contatti

Utilizzo e trattamento dei dati che raccogliamo

La seguente tabella fornisce alcuni esempi del tipo di dati che raccogliamo dall'Utente e di come li utilizziamo.

Oltre ai dati che raccogliamo direttamente dall'Utente, possiamo ricevere dati che lo riguardano anche da altre fonti, inclusi i partner aziendali, i partner BWR, gli Hotel licenziatari, le Organizzazioni affiliate, le agenzie di viaggio, i siti web di viaggi o fonti accessibili al pubblico. Ad esempio, se si effettua una prenotazione presso uno dei nostri Hotel licenziatari, l'hotel trasmette i dati a noi con riferimento al nostro legittimo interesse, tra le altre cose, a mantenere un sistema di prenotazioni globale e a fornire assistenza ai clienti.

Oltre agli scopi e agli usi indicati sopra, utilizziamo i dati nei seguenti modi:

• Per finalità interne di natura amministrativa, nonché per gestire le nostre relazioni.
• Per finalità interne di natura amministrativa, nonché per gestire le nostre relazioni.
• Per svolgere analisi.
• Per identificare un utente quando visita i nostri siti web o gli Hotel licenziatari.
• Per fornire i nostri servizi all'Utente e migliorare la nostra offerta di prodotti e servizi.
• Per rispondere alle richieste relative al supporto, alle opportunità di lavoro o altro. 
• Per inviare materiali pubblicitari e promozionali, tra cui le informazioni relative ai nostri prodotti e servizi, alle vendite o alle promozioni.
• Per semplificare il processo di prenotazione o check-out.
• Per la sicurezza degli ospiti, del personale e degli altri visitatori.

Sebbene le sezioni precedenti illustrino lo scopo principale della nostra raccolta dei dati, in molte situazioni abbiamo più di una finalità. Al momento della prenotazione di una camera, per esempio, raccogliamo i dati dell'Utente, in modo tale che noi, o l'Hotel licenziatario, possiamo dare esecuzione a un contratto con l'ospite, ma anche perché è nel nostro legittimo interesse conservare tali dati dopo il completamento della transazione, al fine di rispondere in modo più semplice e rapido a eventuali domande relative al soggiorno. Di conseguenza, la raccolta e il trattamento dei dati dell'Utente da parte nostra possono essere basati sulla nostra necessità di adempiere a un contratto, sui nostri obblighi ai sensi della legislazione vigente, sul nostro interesse legittimo a svolgere la nostra attività e/o sul consenso dell'Utente.

Condivisione dei dati

In aggiunta alle situazioni specifiche discusse altrove nel presente documento, divulghiamo i dati nelle seguenti situazioni:

1. Hotel licenziatari e Organizzazioni affiliate. Condividiamo i dati dell'Utente con gli Hotel licenziatari che devono onorare una prenotazione. Inoltre, condividiamo i dati dell'Utente con le Organizzazioni affiliate nell'area geografica dell'Hotel licenziatario in cui questi ha soggiornato o intende soggiornare. A seconda del contesto, gli Hotel licenziatari e le Organizzazioni affiliate utilizzano i dati dell'Utente per una serie di scopi, tra cui preparare il soggiorno, fornire alloggio, vendere un prodotto o riscattare i punti premio.
   
   
2. Partner BWR. Condividiamo i dati personali dell'Utente con aziende indipendenti che operano in partnership con noi o che partecipano al programma BWR, al fine di consentire all'Utente di guadagnare e riscattare premi, punti o crediti grazie alla partecipazione al programma BWR e in accordo con le preferenze di accumulo e utilizzo da lui stesso selezionate. Ad esempio, l'Utente potrebbe decidere di scegliere una determinata compagnia aerea partner tramite la quale può guadagnare punti BWR. Inoltre, condividiamo i dati con aziende indipendenti se l'Utente ha acconsentito a ricevere promozioni e materiale pubblicitario da partner aziendali terzi di Best Western.
   
   
3. Marketing e promozioni dei partner. Condividiamo dati con aziende indipendenti se l'Utente ha acconsentito a ricevere promozioni o materiale pubblicitario da partner aziendali terzi di Best Western. Proponiamo inoltre vari tipi di concorsi e altre promozioni con partner terzi. Se l'Utente decide di partecipare a un concorso o a una promozione sponsorizzati da un partner terzo, i dati che fornirà saranno condivisi con noi e con il partner. L'uso dei dati dell'Utente da parte del partner non è regolato dalla presente politica sulla privacy. 
   
   
4. Agenti di viaggi e siti web di viaggi. Condividiamo i dati dell'Utente con gli agenti di viaggi e/o con i siti web di viaggi utilizzati dall'Utente, al fine di evadere la richiesta di prenotazione e di adempiere a eventuali requisiti o esigenze dei suddetti soggetti.
   
   
5. Fornitori di servizi. Condividiamo i dati dell'Utente con i fornitori di servizi. In particolare, i fornitori di servizi ci aiutano a gestire i nostri database, siti web, vendite, comunicazioni e sondaggi, ci forniscono supporto tecnico e logistico, elaborano i pagamenti per nostro conto e ci aiutano a onorare ordini e prenotazioni. Condividiamo inoltre i dati relativi ai dipendenti con le risorse umane e i fornitori di servizi correlati ai benefit.
   
   
6. Pubblico. Alcuni dei nostri siti web offrono l'opportunità di pubblicare commenti o recensioni in un forum pubblico. Se si decide di fornire informazioni su queste pagine, tali informazioni potrebbero essere di pubblico dominio.
   
   
7. Divulgazione senza il consenso dell'Utente. Ci riserviamo la facoltà di divulgare i dati in risposta a mandati di comparizione, ordinanze del tribunale o procedimenti giudiziari o in relazione a eventuali processi giudiziari o per ottemperare a leggi rilevanti per la sicurezza nazionale negli Stati Uniti o nelle altre giurisdizioni in cui operiamo. Possiamo inoltre condividere i dati dell'Utente per stabilire o esercitare i diritti legali di BW, per difendere BWI da rivendicazioni legali, per indagare, impedire o intraprendere azioni in merito a possibili attività illegali, sospette frodi, situazioni che comportino potenziali minacce per la sicurezza delle persone o delle strutture o una violazione delle nostre politiche, o per adempiere alla richiesta dell'Utente in merito alla spedizione di prodotti a, o alla fornitura di servizi da parte di, un intermediario terzo. Possiamo inoltre condividere i dati con le aziende a noi affiliate (ad es., consociate, joint venture o altre aziende di proprietà o controllo comune). Inoltre, se un'altra azienda acquisisce o progetta di acquisire la nostra azienda, la nostra attività o i nostri beni, condivideremo i dati con quell'azienda, anche in fase di trattativa. 
   
   
8. Divulgazione con il consenso dell'Utente. Possiamo chiedere all'Utente se desidera condividere i propri dati con terze parti non affiliate e non menzionate altrove nel presente documento.

Scelte

È possibile scegliere le seguenti opzioni per quanto riguarda i dati personali:

1. Email promozionali. È possibile smettere di ricevere email promozionali seguendo le istruzioni per annullare l'iscrizione all'interno delle email ricevute. Se l'Utente non desidera più ricevere email promozionali, potremo comunque inviare le nostre comunicazioni di servizio.
   
   
2. Invii promozionali. In qualsiasi momento non desideri più ricevere offerte e/o informative da parte nostra, l'Utente può rimuovere il proprio nominativo dalla mailing list inviando un'email all'indirizzo indicato sotto, con la frase "NO SNAIL MAIL" nel campo dell'oggetto assieme al proprio nome, indirizzo e codice di avviamento postale. I nostri invii vengono preparati in anticipo rispetto alla spedizione. Anche se rimuoveremo il suo nome dalla nostra mailing list dopo averne ricevuto richiesta, l'Utente potrà ancora ricevere invii da noi, se la loro preparazione è iniziata prima della rimozione del suo nome.
   
   
3. SMS promozionali. Se l'Utente riceve da noi un SMS che contiene informazioni promozionali, può scegliere di non riceverne più in futuro rispondendo "STOP".
   
   
4. Accesso ai dati personali dell'Utente. È possibile richiedere l'accesso ai propri dati personali compilando e inviando il modulo di richiesta. Se tenuti per legge, garantiamo su richiesta l'accesso ai dati personali dell'Utente in nostro possesso.
   
   
5. Modifiche ai dati personali dell'Utente. È cura dell'Utente aggiornare e correggere i propri dati personali. La maggior parte dei nostri siti web consente di modificare o eliminare il proprio profilo. Lo storico potrebbero comunque essere conservato nei file di backup, nella misura consentita dalla legislazione vigente. Se il nostro sito web non consente di aggiornare o correggere determinate informazioni, l'Utente può richiedere che i suoi dati vengano cambiati compilando e inviando il modulo di richiesta. Pur impegnandosi a tentare di rispondere in buona fede alla richiesta dell'Utente, BWI potrebbe non essere sempre in grado di modificare i dati dell'Utente. Ad esempio, potremmo non essere in grado di fornire, eliminare o modificare i dati dell'Utente nel caso in cui ciò dovesse comportare oneri o spese eccessivi, o se la richiesta dovesse riguardare anche la modifica di dati relativi a un'altra persona.
   
   
6. Eliminazione dei dati personali. È possibile contattarci per informazioni su quanto a lungo conserviamo un determinato tipo di dati scrivendo all'indirizzo indicato di seguito. È possibile richiedere l'eliminazione dei propri dati compilando e inviando il modulo di richiesta. Se tenuti per legge, eliminiamo i dati personali dell'Utente una volta ricevuta la suddetta richiesta. È necessario ricordare che vi sono alcune situazioni in cui potremmo rifiutarci di eliminare i dati dell'Utente. Per esempio, potremmo conservare i dati personali in quanto necessari per ottemperare ai nostri obblighi legali, risolvere controversie e/o adempiere ai nostri contratti. 
   
   
7. Revoca del consenso o opposizione al trattamento dei dati. È possibile revocare il consenso al trattamento dei dati (laddove tale trattamento sia basato sul consenso) o opporsi al trattamento da parte nostra compilando e inviando il modulo di richiesta. In caso di revoca del consenso o di opposizione all'ulteriore trattamento, potremmo non essere più in grado di fornire i nostri servizi. In alcuni casi possiamo limitare o non evadere la richiesta se la legge lo consente o richiede, oppure se non siamo in grado di verificare adeguatamente l'identità dell'Utente.
   
   
8. Tracciamento dei dati online. Al momento non riconosciamo i segnali automatici dei browser automatizzati relativi alle tecnologie di tracciamento, tra cui le richieste "Do Not Track".
   
   
9. Residenti in California. I residenti in California hanno la facoltà di richiederci la notifica delle categorie di dati personali che eventualmente condividiamo con terze parti o organizzazioni affiliate a fini di marketing diretto. I residenti in California che desiderano una copia di tale notifica sono pregati di inviarci una richiesta utilizzando le informazioni nella sezione "Contatti" qui di seguito.

Se non si desidera inviare una richiesta tramite il modulo di richiesta sul nostro portale Web online, è possibile inviare per iscritto richieste ed eventuali domande sui diritti dell'utente all'indirizzo privacy@bestwestern.com oppure chiamare il numero 1-800-528-1238. Le richieste di rappresentanti autorizzati per conto di altre persone fisiche devono essere inviate utilizzando il nostro modulo di richiesta. Gli attuali dipendenti di BWI devono inviare le richieste relative ai dati personali al reparto risorse umane. Gli ex dipendenti di BWI possono utilizzare l'indirizzo e-mail o il numero di telefono sopra elencati.

Ai sensi della legge, ci riserviamo il diritto di richiedere all'utente di dimostrare la propria identità una volta inviata la richiesta. Verificheremo l'identità confrontando le informazioni fornite al momento dell'invio della richiesta con le informazioni contenute nel nostro database. In base alla richiesta, potremmo richiedere ulteriori informazioni, quali l'indirizzo e-mail utilizzato per creare l'account BWR, il numero di telefono utilizzato per effettuare la prenotazione della camera e la cronologia dei soggiorni precedenti. Potremmo anche richiedere di fornire una dichiarazione firmata a conferma della propria identità.

In alcune circostanze, l'utente può richiedere che un rappresentante autorizzato designato all'invio di richieste eserciti determinati diritti di privacy per conto proprio. Per assicurarci che un rappresentante sia stato effettivamente autorizzato a effettuare la richiesta per conto dell'utente, verificheremo il permesso accordato al rappresentante autorizzato a effettuare una richiesta per conto dell'utente. Tale permesso deve includere una copia firmata del permesso stesso nonché la verifica dell'identità dell'utente da parte di Best Western. Le richieste effettuate da rappresentanti autorizzati per conto di altre persone fisiche devono essere inviate utilizzando il nostro modulo di richiesta. I rappresentanti autorizzati devono inoltre dichiarare di essere rappresentanti autorizzati di residenti in California, ai sensi della Sezione 17014 del Titolo 18 del Codice dei regolamenti della California. Dopo aver ricevuto la richiesta, contatteremo il rappresentante autorizzato tramite e-mail per la documentazione e la verifica necessarie all'invio di una richiesta per conto di un'altra persona fisica. 

Come proteggiamo i dati personali

Nessun metodo di trasmissione dati attraverso Internet o di archiviazione elettronica è completamente sicuro. Sebbene compiamo ogni sforzo possibile per proteggere i dati personali dell'Utente da accesso, utilizzo o divulgazione non autorizzati, non possiamo garantire la sicurezza di tali dati. Nel caso in cui siamo tenuti per legge a informare l'Utente di un'eventuale violazione dei suoi dati personali, la notifica avverrà via email, telefonicamente o via posta, nella misura consentita dalla legislazione vigente.

Alcuni dei nostri siti web consentono di creare un account. In tal caso, verrà richiesto di creare una password. L'Utente è responsabile della riservatezza della propria password, nonché dell'accesso e dell'utilizzo del proprio account da parte di qualcun altro che abbia ottenuto la password, a prescindere dal fatto che tale accesso o utilizzo siano stati autorizzati dall'Utente. È necessario informarci di qualsiasi uso non autorizzato della propria password o del proprio account.

Per quanto tempo conserviamo i dati

Conserviamo i dati personali dell'Utente per il periodo necessario ad adempiere agli scopi indicati nel presente documento, a meno che non sia richiesto o permesso dalla legge un periodo più lungo. Per esempio, conserviamo i dati di BWR per tutto il tempo in cui l'Utente rimane un membro del programma BWR, poiché i punti BWR non sono soggetti a scadenza e i dati sono necessari per consentire all'Utente di riscattare i premi. Conserviamo i dati nel nostro sistema di prenotazione, in forma completa o sintetica, per un periodo di tre anni dopo la partenza di un ospite, allo scopo di evadere la prenotazione, fornire assistenza post-prenotazione, fatturare e aggiornare l'archivio. Di solito conserviamo i dati nel sistema di reclami del nostro servizio clienti per tre anni dopo aver ricevuto il reclamo, a meno che tali dati non siano ancora necessari, per esempio per risolvere un problema aperto. 

Paesi in cui avviene il trattamento dei dati

BWI è gestita dagli Stati Uniti in conformità alle leggi statunitensi in vigore. Le persone che forniscono dati a BWI o visitano il sito web di BWI devono essere consapevoli che le leggi degli Stati Uniti potrebbero divergere da quelle in vigore nel proprio paese di residenza. Ad esempio, potrebbero verificarsi situazioni in cui siamo tenuti a condividere i dati dell'Utente con il personale di polizia statunitense. Di seguito vengono fornite ulteriori informazioni sui dati ricevuti da BWI da altri paesi o trasmessi da BWI verso altri paesi:

• Trasmissione di dati dall'Unione europea. Nel caso in cui BWI trasmettesse i tuoi dati a un elaboratore al di fuori del SEE, adotterà le misure necessarie per garantire che tale servizio rispetti i principi sostanziali del GDPR. Per maggiori informazioni sulle tutele applicate a un trasferimento successivo specifico, è possibile contattarci utilizzando i dati indicati sotto. Se ritieni che i tuoi dati personali siano stati utilizzati impropriamente, contatta BWI utilizzando i riferimenti che seguono per inviare la tua notifica scritta. Dopo il ricevimento di tale descrizione scritta, un rappresentante del Servizio clienti BWI contatterà l'Utente per concordare la tempistica e le modalità per discutere il reclamo. BWI si impegna a considerare ogni legittimo reclamo riguardante le modalità di trattamento dei tuoi dati personali e si farà carico di avviare le comunicazioni del caso per indirizzare tali contestazioni. 

In genere BWI cerca di applicare le Clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea per il trasferimento di dati personali dall'Europa verso paesi che non hanno adottato leggi simili sulla tutela dei dati personali. Qualora non si adottino le Clausole contrattuali standard o si ritenga che siano insufficienti, BWI trasferisce i dati personali al di fuori dell'Europa in base a quanto segue:

• Prenotazioni effettuate con BWI. L'Utente è consapevole che nel momento in cui effettua una prenotazione o trasmette i propri dati a BWI, questi verranno gestiti da BWI negli Stati Uniti. L'Utente accetta questo trattamento consapevole che il livello di protezione della privacy negli Stati Uniti potrebbe differire da quello del proprio paese.
  
  
• Prenotazioni effettuate con affiliati. Il trasferimento dei dati personali da un affiliato europeo a BWI negli Stati Uniti (e successivamente alla sede della prenotazione) è necessario per la conclusione o l'esecuzione del rapporto contrattuale con un hotel licenziatario.

• Trasmissione dei dati verso altri paesi. Oltre al trasferimento dei dati dell'Utente verso gli Stati Uniti, dove si trova la sede di BWI, se si prenota un Hotel licenziatario in un paese estero i dati dell'Utente verranno inviati a quell'hotel e a qualsiasi altra Organizzazione affiliata associata con esso. Inoltre, potremmo inviare i dati dell'Utente a un fornitore o un partner in un paese estero a fini amministrativi in relazione al programma BWR e alle nostre attività di marketing.

Altre informazioni rilevanti 

Le informazioni aggiuntive indicate di seguito si riferiscono alle nostre procedure sulla privacy:

• Applicazioni di terze parti, siti web e social media. Noi non abbiamo alcun controllo sulle procedure sulla privacy dei siti web o delle applicazioni che non sono di nostra proprietà. I nostri siti web o le nostre comunicazioni potrebbero contenere plug-in e altre funzioni che integrano piattaforme di social media di terze parti. Se si desidera interagire con esse, le terze parti che gestiscono tali piattaforme potrebbero essere in grado di identificare l'Utente, determinare il modo in cui utilizza il nostro sito web e collegare e memorizzare queste informazioni con il suo profilo sui social media.
  
  
• Modifiche alla presente Politica sulla privacy. La nostra politica e le nostre procedure sulla privacy potrebbero cambiare nel corso del tempo. In caso di modifiche alla politica, la data della dicitura "aggiornata e in vigore" all'inizio della presente politica verrà modificata e provvederemo a fornire qualsiasi altra modalità di avviso prevista per legge.   Tutte le modifiche entreranno in vigore a partire dalla data di pubblicazione della nuova politica.
  
  
• Accessibilità. I non vedenti possono accedere a questo avviso tramite gli appositi lettori audio disponibili sul browser Web.
  
  
• Informazioni per i residenti in California. Il Codice Civile della California, 1798.115(c), 1798.130(a)(5)(c), 1798.130(c) e 1798.140, stabilisce che un'azienda deve comunicare se determinate categorie di informazioni vengono "vendute" o trasferite per uno "scopo aziendale" dell'azienda stessa, conformemente ai termini previsti dalla normativa vigente in California. Un elenco delle categorie di informazioni condivise da Best Western è disponibile qui. Trattandosi di un elenco esaustivo, alcune categorie di informazioni potrebbero fare riferimento a persone diverse dall'utente. Per ulteriori informazioni sulle categorie di informazioni personali (se presenti) condivise da Best Western con terze parti o società affiliate ai fini del marketing diretto, inviare una richiesta utilizzando le informazioni contenute nella sezione "Informazioni di contatto" riportata di seguito. I residenti in California che esercitano qualsiasi diritto descritto nella presente Politica sulla privacy non subiscono discriminazioni.
   

California: avviso sugli incentivi finanziari.  Gli ospiti possono iscriversi al programma BWR per ottenere gratuitamente soggiorni in hotel, promozioni e offerte esclusive.  Iscrivendosi al programma BWR, gli ospiti sono tenuti a fornire le informazioni di contatto e le preferenze relative alle comunicazioni. Dopo la registrazione, Best Western terrà traccia delle informazioni relative ai soggiorni in hotel, alle prenotazioni e al riscatto dei punti. Poiché il programma BWR prevede la raccolta di dati personali, per la legge della California potrebbe essere interpretato come un programma di "incentivi finanziari". Il valore dei dati personali dell'Utente dipende dal valore dei prodotti, servizi o soggiorni in hotel gratuiti o scontati che ottiene al momento del riscatto dei punti. Questo valore si basa sulla spesa relativa alla fornitura di tali prodotti, servizi o soggiorni in hotel gratuiti o scontati.

L'Utente può cancellare l'iscrizione al programma BWR in qualsiasi momento chiamando il numero 1(800) 894-4365. Per consultare il regolamento completo del programma, comprese le modalità di iscrizione, visitare la pagina Termini e condizioni del programma BWR.

Contatti

Faremo il possibile per rispondere a qualsiasi domanda, commento o reclamo riguardante le nostre procedure sulla privacy. Si prega di contattarci utilizzando le seguenti informazioni:.

Custserv@CS.Bestwestern.com
1-800-528-1238

Best Western International, Inc.
Customer Care Department
P.O. Box 10203
Phoenix, Arizona 85064
Attn: Customer Care

Best Western International, Inc.
Unit 7 Citylink Business Park
Old Nass Road
Dublin 12
Irlanda
Attn: Legal Department
(BWI representative in the EU)

L'Utente deve essere consapevole del fatto che la sicurezza delle comunicazioni email non è garantita e pertanto non dovrà includere alcun dato di pagamento o dato sensibile nella corrispondenza email con BWI.

Se non è soddisfatto della nostra risposta e risiede nell'Unione europea, l'Utente ha il diritto di presentare una denuncia presso la locale Autorità di vigilanza.